你们机构的行政工作是谁来做的？管理费情况又是怎样的？管理费是公益机构经常被公众关注的重要信息。然而，国内大部分与“管理费”的研究都侧重于基金会的治理；鲜有人探讨其对于小型公益机构行政工作的影响。
基于此，香港大学非营利组织管理系的硕士研究生们对这个问题开展了深入研究。通过对18家小型公益机构进行问卷调查与半结构式访谈，呈现小型公益机构管理中复杂且多样的情况。
本文作者：姚雨彤 香港大学社会工作与社会行政学部非营利组织管理系硕士研究生
研究者： 李培成、富晨萱、姚雨彤、张思源 香港大学社会工作与社会行政学部非营利组织管理系研究生 公益机构需要行政人员吗？答案是肯定的。研究中，88.9%的机构表示需要专职行政人员；然而，实际雇佣了专职行政人员的机构只有4家。管理费不足，是他们没有雇佣专职行政员工的主要原因。因此，许多机构会将行政工作分配给项目员工，在项目经费中覆盖掉行政工作的成本。如大部分文书材料的工作，沟通汇报的工作等等。然而，这也间接加重了项目员工的工作压力。而许多行政工作的处理本身就需要具备专业性，如财务。所以，80%的受访机构会将其外包给熟悉社会组织的专业财务人员。这也是许多机构管理费中的固定开销。除此之外，各个机构还采取了非常灵活的用工方式应对行政压力：招募志愿者、实习生、兼职人员等等。然而，找到合适的人本就会消耗大量沟通工作。C创始人说：“我们曾从双非院校招募志愿者，但有一些工作他们的确处理不好。”即便招募成功，机构对人员的培训也需要大量的时间，沟通磨合甚至需要几周。然而，实习生和志愿者在工作一段时间后便会离开，“前期培养他们的工作就浪费了”。机构 I的负责人说:“年初的时候，有个实习生很热心做传播，我们的公众号就做得很好。他走了之后就没人做了。”因此，大多数组织还是会让全职员工处理核心行政工作。如何在低薪/高压的工作状态下留住全职员工？此时，建立团队间的情感认同就变得尤为重要。K的创始人介绍说，有些人可能只是把这份工作当做普通工作。有一次我给他们开了个会，讲了讲了我们机构的历史和重要事件。会后一个员工走过来对我说:“ 我被深深地打动了，我想工作更久一点。”其他接受访谈的机构中也有类似的情况。有五家机构的大部分员工均已在此工作了三年以上。如何通过工作建立团队之中的情感认同从而留住员工，也是许多机构面临的课题。在谈到行政工作时，大部分机构负责人首先想到的都是财务、人力等。然而，还有许多重要的行政工作被忽视了，比如，关系维护，筹款，传播等等等。因为管理费的限制，许多机构并没有为这些工作预留预算，导致这些工作直接受到影响。根据资源依赖理论，公益组织依赖他们的资源提供方开展工作，如捐赠人/政府/理事会等利益相关方。因此，维护和他们的关系变得尤为重要。八位机构负责人表示，这项工作非常零散且难以预测，非常影响他们的其他工作安排；然而，产生的相关费用却不能从机构支出。比如，机构M的负责人说：“我有的时候会被有关部门邀请到一些会议上，给其他社会组织分享自己的经验。但是，这不仅占用了我在机构的工作时间，产生的相关交通/餐饮费用也没办法从机构支出。”机构K 的负责人也说："有时理事会或者捐赠人过来交流，请他们吃个饭是很正常的事，但我们机构没有这方面的预算。所以，每一次都是我自己掏钱。"与此同时，关系维护的工作大部分是由机构负责人来做的。然而，一旦机构更换负责人，机构也会面临巨大的变化。许多机构，也正是在关系维护方面遇到了难题。一些负责人坦言，有时他们很难理解政府的一些要求。对于具体文件的修改，政策的执行耗费了大量时间。N 的负责人说："我们都是底层工人成长起来的，成立这个机构对我们来说真的很不容易。就像管教小孩子，你可以打，能不能不要骂？”对于以基金会/企业为导向的组织而言，对于行政工作的要求则极大取决于资方的要求，差异化很大。在接受访谈时，许多机构负责人都表示，希望能够收到更多非限定性资金。发展月捐，也在很多机构的规划之中。然而，这项工作由谁来做，目前的人员安排是否能够回应到月捐产生的工作量，却是个未知数。对于一些已经开展了月捐的机构来说，申请资金的流程也相当复杂。如机构I申请资金时，需要先提交季度资金使用计划；如果他们该季度不能花完所有的钱，下一个季度的资金申请会直接受到影响。公益人常常自嘲“为爱发电”。在此次研究中，研究者们发现：工作量大，薪资低是许多机构中的常态。而基于前文所讨论的管理费的限制，进一步加剧了这样的情况。机构是一直这么忙吗？也并不是。机构负责人们表示，行政工作的工作量有周期性。如果到了要提交审计报告、年报或者社会组织等级评估材料的时候，他们会变得非常忙，这种情况可能会持续1-2个月。在此期间，“所有工作人员一起上可能还不够”。尽管所有负责人都认同，“项目工作是第一位的，行政工作应该服务于项目工作” 而到了提交材料时，很多项目工作会直接受到影响。除此之外，高强度的工作还会导致员工倦怠，在处理相关材料时出现错误。 “我只能说，目前的工作安排是基于我们现状的最优解。然而，这并不是健康或者可以让组织能够持续运转的方式。如果机构能够拥有更多管理费，这样的情况肯定能得到缓解。”一位机构负责人说。ingFang SC", Helvetica, arial, sans-serif;">你认为目前相关法律中对于管理费的比例规定是合理的吗？采访中，大部分负责人认为，《慈善法》中关于“管理费不得超出全年总支出10%”的规定无可厚非，“毕竟我们不是商业公司”。但是在具体的执行及财务支出上，负责人们希望能够获得来自资方的理解和支持。在非限定性资金不足时，资方对于管理费的要求就显得尤为重要。一位机构负责人说：“有的基金会不支持我们的管理费，看到这一项就会直接划掉。我们就只能把这些费用拆解到活动成本里。”事实上，这也是许多机构负责人都会提到的一点。也有机构表示：“尽管基金会对我们没有要求，但我们还是希望能够表现得好一点。”在法律规定的比例为10%时，一些机构主动将其管理费的比例维持在了5%。这也符合非营利组织领域关于管理费的理论Starvation Cycle。为了证明自己的工作是更加透明/有效的，机构们会希望通过降低管理费给资方及公众留下更好的印象。直接导致了组织间的恶性竞争，及管理情况的持续恶化。因此，如何缓解本文所提到的管理费导致的问题？法律并不是最核心的因素，更为重要的是资方对于一线机构的理解。在一线机构收入短缺/非限定性资金不足的情况下，资方更应该以审慎的目光更加具体地看待机构们的财务状况。这样，小型公益机构们才能够更好地处理其行政工作，获得更长久的发展。
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